آفتاب معرفت

     بسم الله الرحمن الرحیم

نویسنده: عمادطیبی

وقتی میخواهیم یک مجموعه منابع انسانی ، طبیعی و مالی و...  را سازماندهی کنیم باید یک ساختار ، سازمان یا تشکیلات داشته باشیم یعنی به مجموعه شکل و ساخت مشخصی بدهیم و آن را سازماندهی

کنیم.

هر مجموعه ای حول یک هدف و مقصد مشخص جمع می شوند.

خیلی مهم است که بدانیم چگونه یک مجموعه را سازماندهی کنیم تا بهتر و زودتر و با اتلاف منابع کمتر به هدف برسیم.

اولین مسئله در سازماندهی منابع ، تقسیم مسئولیت هاست ، مشخصا دیگر منابع توسط منابع انسانی مدیریت می شوند یک نیروی انسانی نمی تواند همه ی کارها را انجام دهد.

برای تقسیم مسئولیت ها در هر ساختاری به مقتضای هدف اش باید توجه شود که هر فردی در بهترین جایگاه ممکن خویش قرار گیرد.

نوع مسئولیت ها می تواند از جهاتی تفکیک شود ، مثلا نظارتی ، مشورتی ، تصمیم گیری ،اجرایی و...

و هر کدام از این انواع مسئولیت می تواند توسط یک شورا (هیئت) انجام شود یا یک فرد.

شورایی یا فردی انجام شدن هر کدام از این مسئولیت ها نواقص و مزایایی دارد که قصد داریم بررسی کنیم.

کلمه ی شورا خود به معنی جمع مشورت دهنده است اما در اصطلاح عام به معنی جمع گرفته می شود اعم از مشاوره ، نظارت ، اجرا و... . ما هم منظورمان جمع است.

شورای مشورتی

مطمئنا شورای مشورتی مورد تایید در هر نوع ساختاری هست ، اقتصادی ، فرهنگی ، اجتماعی . کلان یا خرد تفاوتی ندارد.

هر کسی تصدیق می کند در انجام امور مختلف باید از افراد مختلف ، متعد و متخصص و آگاه به مسئله مشورت گرفت.

دو نکته ی اساسی در مشورت این است که

اولا از افراد لایق ، متعهد و آگاه به آن امر مشورت بگیریم. اگر از فرد غیرمتعهد یا غیر آگاه به امر مشورت گرفتیم امکان دارد همین مشورت اشتباه باعث گمراهی ما شود.

دوما تا جایی که امکان دارد از افراد مختلف و از جنبه های مختلف مشورت بگیریم و به مشورت یک نفر اکتفا نکنیم ، شاید یک نفر در انجام یک کار توجیهاتی داشته باشد و ما قانع به امر او شویم اما با مشورت با یک شخص از آن دید توجیهاتی دیگری وجود داشته باشد.

به هرحال شورای مشورتی متعد و آگاه میتواند در انجام امور بسیار کارا باشد بخصوص که خود مشاوران جلساتی با همدیگر داشته باشند و خود بتوانند بهترین مشورت و خرد جمعی را به فرد ارائه دهند.

بر مسئله ی مشورت و شورا در دین عزیز اسلام نیز تاکیید فراوان شده است حتی تا جائیکه خداوند به پیامبر خود می فرماید با دیگران مشورت کن سپس تصمیم بگیر و به خدا توکل کن.

شورای نظارتی:

شورای نظارتی یعنی نظارت و بازرسی بر فرد یا افرادی و آگاه شدن و اطلاع پیدا کردن از تمام یا قسمتی از فعالیت ها و اموری که یک فرد یا افراد مسئول انجام می دهند.

امکان دارد نظارت بر قسمتی را فرد یا افرادی انجام دهند و بر نظارت بر قسمت های دیگر را فرد یا افراد دیگر.

این نظارت می تواند بر اجرا ، تصمیم یا حتی دوباره خود نظارت(نظارت چندلایه) باشد.

اگر یک فرد نظارت کند او را ناظر یا بازرس می نامند و اگر یک جمع آن را شورای نظارتی می نامند.

اینکه آیا این شورای مشورتی ، دارای قوه ی تصمیم گیری مثلا عزل و نصب هم باشد یا اینکه فقط وظیفه ی نظارت و آگاه کردن مسئول بالادست یا اعضا را بر عهده داشته باشد بستگی به نوع و هدف سازمان ما دارد و نمی توان یک قائده ی کلی برای هر ساختاری داد.

بحث نظارت در سازمان های اقتصادی و مالی بخصوص به شکل تعاون اعضا بسیار مهم است و نظارت از سوی نماینده ی اعضا بر هیئت مدیره و مدیرعامل صورت میگیرد یعنی پایین دست بر بالادست نظارت می کند.

اما در اغلب سازمان ها نظارت از بالادست بر پایین دست نظارت صورت می گیرد.

در سازمان ها اطلاعاتی و جاسوسی هم اصولا یک ساختار نظارتی چندلایه و حتی نظارت پنهان از اصول اساسی است.

در خود اصل نظارت نمی توان شکی کرد ، اما اینکه یک شخص نظارت کند یا شورا به طور کل بستگی به نوع سازمان دارد اما عموما شورای نظارتی بهتر است زیرا که شاید یک نفر ناظر نتواند همه ی اطلاعات را کسب کند حتی شاید در مسائلی با مسئول همدستی و خیانت کند. اما با بالا رفتن تعداد افراد و تبادل اطلاعات بین خود آنها و مشورت درونی درصد خطا کاهش می یابد و نظارت قوی تر می شود.

دو نکته اینجا هست

اولا اینکه باید دید در آن سازمان ما چند نفر ناظر نیاز است ، یک نفر یا یک شورای نظارت؟! آیا تامیین هزینه و نیروی نظارت را داریم یا نه و صرف می کند هزینه ی نظارت بیشتری را پرداخت کنیم ، چقدر احتمال کج روی ، انحراف در مسئولین ساختار وجود دارد؟!

دوما تعدد ناظر ، کار را بر مسئول تنگ می کند ، گاهی ممکن است خلاقیت را از او بگیرد چون می ترسد دسته ای از اخبار فعالیت های او به دیگران برسد و دسته ای خیر ، مصالحی که در کار در نظر گرفته توسط ناظران دیده نشود ، امکان دارد ناظران از قوه ی نظارت خود از او باج خواهی کنند و...

پس باید شرایط سازمان و نوع و هدف آن را دید و با توجه به آن تصمیم گرفت چه سیستم نظارتی را چید.

اما عموما شورای نظارتی یک امر لازم است.

دو بحث مهم شورای اجرایی و شورای تصمیم گیری که جای بحث اصلی است ، ان شاء الله در قسمت بعد توضیح خواهم داد.

در ضمن متن کاملا با دقت و خیلی مختصر و بدون مثال نوشته شده است لطفا چندبار بخوانید و فکر کنید.